個人情報保護方針・個人情報の取り扱いについて

個人情報保護方針

一般社団法人日本産業カウンセラー協会(以下「協会」という)は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を適切に保護し管理するため、下記の個人情報保護方針を策定いたしました。この基本方針をすべての役職員ならびに関係する従業者に理解させるとともに、個人情報の保護に関する法令その他の規範を遵守し、個人情報保護の徹底に努めます。 

1 個人情報は、公正な事業活動に必要な範囲に限定して、その利用目的を特定し、適正に取得、利用及び提供いたします。また、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを防止すること及びそのための措置を講じます。 

2 確実な個人情報保護の実現のため、個人情報の保護に関する法令及び国が定める指針、その他の規範、行政機関等が定めた個人情報保護に関する条例・規範・ガイドライン等を遵守します。

3 個人情報の正確性及び安全性を確保するために情報セキュリティ対策をはじめとする安全対策を実施し、個人情報への漏えい、滅失又はき損、不正アクセス、紛失、破壊、改ざん等の予防に努めます。
 同時に、事故が発生した場合に備えて、証拠を保全しその原因が追究できるような体制を構築するとともに、万一事故が発生した場合でも迅速かつ適切に対処して、事故の再発防止等、その是正のため最大限の努力をいたします。

4 個人情報に関して、本人からの苦情や相談を受け付ける窓口を設置し、適正に対応します。

5 個人情報の取り扱いに関する法令その他規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

制定 2005年4月1日
改定 2022年8月1日
一般社団法人日本産業カウンセラー協会
   代表理事  田中 節子

 
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ窓口】
以下「個人情報の取り扱いついて」の【お問い合わせ窓口】に同じ。

 

個人情報の取り扱いについて

個人情報については、利用目的の範囲を逸脱して利用いたしません。また、個人情報の管理は、法令、協会個人情報保護方針、個人情報マネジメントシステムで制定した規則にのっとり適正な取扱いと管理を以下のとおり実施いたします。

一般社団法人日本産業カウンセラー協会
総括個人情報保護管理責任者
専務理事  足川 博

1 個人情報の利用目的について

当協会における個人情報の種類と利用目的は次の通りとなります。

個人情報の種類

利用目的

各種講座・講習業務で取得する個人情報

  • 各種講座・講習のお問い合わせへの回答のため
  • 各種講座・講習の受付、手続き対応、事務管理、必要なご連絡のため
  • 受講票・修了証等の発行(再発行含む)、発送のため
  • 教材の発送、請求書送付のため
  • メールマガジン、郵送、電話による各種講座・講習及び各種サービスのご案内のため
  • 講座・講習中に録画・録音したデータを利用しての技術習得・促進のため
  • アンケート・調査の依頼のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

各種資格試験業務で取得する個人情報

  • 各種資格試験のお問い合わせへの回答のため
  • 各種資格試験の受付、手続き対応、受験料の入金管理を含む各種事務管理、必要なご連絡のため
  • 受験票・合格証・合格証明書の発行(再発行含む)、発送のため
  • メールマガジン、郵送、電話による各種サービスのご案内のため
  • アンケート・調査の依頼のため
  • 各種資格試験における調査・分析のため

企業・団体向け研修・カウンセリング業務で取得する個人情報

  • 企業・団体向け研修・カウンセリングのお問い合わせへの回答のため
  • 企業・団体向け研修・カウンセリングの受付、手続き対応、事務管理のため
  • 電話相談を含むカウンセリング対応でのメンタルヘルスケア、相談内容管理のため
  • カウンセリング中に録画・録音したデータによるカウンセリング対応の検証、対応検討、キャリアプラン作成のため
  • 個人情報を含まない形での顧客企業への対応報告のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

ハラスメント相談窓口業務で取扱う個人情報

  • ハラスメント相談窓口のお問い合わせへの回答のため
  • ハラスメント相談の受付、電話・メール等での相談対応、対応履歴管理のため
  • ハラスメント相談窓口業務の各種手続き対応、事務管理のため
  • 顧客企業への対応報告のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

コンサルティングサービスで取扱う個人情報

  • コンサルティングサービスのお問い合わせへの回答のため
  • コンサルティングサービスにおけるご担当者様との各種手続き対応、事務管理のため
  • 顧客企業への対応報告のため
  • アンケート・調査の依頼のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

書籍等の購入者情報

  • ご購入いただいた書籍・報告書の発送、入金管理を含む各種事務管理のため
  • メールマガジン、郵送、電話による各種サービスのご案内のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

ADR業務で取扱う個人情報

  • ADRのお問い合わせへの回答のため
  • ADRの受付、手続き対応、事務管理のため
  • 紛争解決に向けた各種対応、ADR対応での相談内容管理のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

職業紹介業務で取扱う個人情報

  • 職業紹介業務のお問い合わせへの回答のため
  • 職業紹介における求人案内、転職相談、求人企業への提案、その他必要な手続き対応、事務管理のため
  • メールマガジン、郵送、電話による各種サービスのご案内のため
  • アンケート・調査の依頼のため
  • サービス向上のための調査・分析のため

会員情報

  • 会員向けサービスのご提供のため
  • 協会運営に関連する連絡、必要な書類等の送付、会員管理等の事務管理のため
  • 会員カードの発行(再発行含む)、発送のため
  • メールマガジン、郵送、電話による各種サービスのご案内のため

各種お問い合わせいただいた方の個人情報

  • お問合せに対する回答等のため

取引先情報

  • ご契約に基づく、当協会サービスに関するご連絡及びご契約の履行、履行請求等のため
  • メールマガジン、郵送、電話による各種サービスのご案内のため

採用応募者の個人情報

  • 採用に関するお問い合わせ対応、各種ご連絡、関連資料の送付のため
  • 採用選考、採用選考に関する事務管理のため
  • 選考に関する通知、書類の発送のため
  • 入職までのご連絡及び質問に対する回答等のため

従業者情報

  • 人事管理、社会保険関係の手続き、福利厚生の提供、経理処理、給与等の支払い及びその他健康診断等を含む法律上必要な対応・諸手続きのため

 

2 個人情報の管理について

保有する個人情報に対して、適正な管理のため、個人情報保護管理責任者を定めるとともに、各支部に個人情報保護に関する担当者を配置する等の責任体制を整備します。また、個人情報保護方針に従い、次の安全管理措置を講じます。
(1)JIS Q 15001に適合した個人情報保護マネジメントシステムの構築及び運用。
(2)個人情報保護マネジメントシステムに基づいて個人情報を取扱うための教育の実施。
(3)個人情報の取扱状況について、定期的な自主点検及び内部監査の実施。
(4)個人情報を取り扱う情報システムに対するアクセス制御及び不正アクセス対策の実施。
(5)個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置の実施。
(6)個人情報を取扱う区域に対する入退室管理及び持ち込む機器等の制限。

3 個人情報の目的外使用・第三者提供について

取得した個人情報は、本人の同意を得た場合及び法律上提供しなければならない場合を除き、目的の範囲を超えて利用したり、第三者に開示・提供することはいたしません。

4 業務の外部委託について

利用目的の遂行のために、個人情報の取扱いを外部に委託する場合があります。
その場合も、委託先と個人情報保護の覚書等の締結をするとともに個人情報の取り扱いを管理・監督いたします。

 

5 個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に生じる結果

当協会への個人情報のご提供は任意でございます。ただし、依頼する情報をご提供いただけない場合は、上記1.の個人情報の利用目的が達成できない場合があり、正常なサービスをご提供できない場合があります。

6 開示等のご請求手続き

協会にある保有個人データに関して、本人又は代理人は利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、消去又は第三者への提供停止、第三者提供記録の開示(以下、「開示等」という)のご請求をお問い合わせ窓口にて承ります。開示等の請求等をご希望される場合は下記お問い合わせ窓口にご連絡ください。

(1)開示等をご請求される場合は、お問い合わせ窓口に「個人登録情報開示訂正等請求書」(FAX可)にて請求ください。ご連絡いただければ、担当部門において本人確認の後、事実確認をさせていただいたうえで、速やかに対応いたします。
(2)当協会保有の情報がお客様の情報であることを示す資料として、下記の書類をご提出ください。なお、ご提出いただく本人確認書類にて、本籍や身体情報などの要配慮個人情報やご家族の方の情報が含まれている場合は、ご提出の前に予め判別できないように塗りつぶしてください。

【ご本人からの申請の場合】
①当協会指定の「個人登録情報開示訂正等請求書」
②ご本人の本人確認書類(下記のいずれかをコピー)
・運転免許証、パスポート、その他、本人確認ができる公的文書
③1,000円分の郵便切手(保有個人データの利用目的の通知又は開示、第三者提供記録の開示をご請求される場合のみ)

【代理人による申請の場合】
未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合
①当協会指定の「個人登録情報開示訂正等請求書」
②法定代理権を証する書類(親権者の場合は戸籍謄本または健康保険証のコピー、成年後見人の場合は後見登記ファイルの登記事項証明書)
③代理人の本人確認書類(下記のいずれかをコピー)
・運転免許証、パスポート、その他、本人確認ができる公的文書
④1,000円分の郵便切手(利用目的の通知又は開示をご請求される場合のみ)

本人の委任を受けた任意代理人の場合
①当協会指定の「個人登録情報開示訂正等請求書」
②委任状(本人の実印を押印したもの)
③本人の印鑑証明書
④代理人の本人確認書類(下記のいずれかをコピー)
・運転免許証、パスポート、その他、本人確認ができる公的文書
⑤1,000円分の郵便切手(利用目的の通知又は開示をご請求される場合のみ)
※本人確認書類にて、要配慮個人情報や家族の情報が含まれている場合は、ご提出の前に予め判別できないように塗りつぶしてください。

(3)書類のお送先:下記お問い合わせ窓口
(4)当協会は、上記のご請求を受領した場合は、お送りいただいた「個人登録情報開示訂正等請求書」と添付資料に基づいて、本人確認を行い、2週間以内に文書にて回答いたします。また、保有個人データ及び第三者提供記録の開示をご請求された場合は、お客様が指定される方法により回答いたします。
その他、当協会が当該の個人情報を保有しない場合、お客様が指定された以外の方法で回答する場合の理由、あるいは、その他法定の理由により開示できない場合においても、その旨をお知らせいたします。

7 クッキー(Cookie)について

当協会は、ウェブサイトにおいてサービス向上のためGoogle, Inc.のGoogle Analyticsを利用してサイトの計測を行っております。これに付随して生成されるテキストファイル「Cookie」を通じて分析を行うことがありますが、この際、IPアドレス等のユーザ様情報の一部が、Google, Inc.に収集される可能性があります。サイト利用状況の分析、サイト運営者へのレポートの作成、その他のサービスの提供目的に限りこれを使用します。利用者は、本サイトを利用することで、上記方法および目的においてGoogleが行おうとしたデータ処理につき許可を与えたものとみなします。
※なお、「Cookie」は、ユーザ側のブラウザ操作により拒否することも可能です。ただしその際、本サイトの機能が一部利用できなくなる可能性があります。
 

8 ログについて

お客様が当協会ウェブサイトをアクセスされたことについて、その操作の情報をアクセスログという形で記録しています。このログは個人を特定できる情報を含むものではありませんが、今後のサイトの利便性向上のためや、万一問題が発生した際の原因追及、利用状況に関する統計・分析処理などに使用するために採取をしており、それ以外の目的には使用いたしません。

9 苦情及び相談への対応について

協会の個人情報に関するご意見、ご質問、苦情のお申出その他利用者情報の取扱いに関するお問い合わせは以下の窓口にお願いいたします。
協会は、お問い合わせをされた方の個人情報を、協会から回答させていただく目的でのみ利用いたします。


【お問い合わせ窓口】
 一般社団法人日本産業カウンセラー協会 総務部 個人情報保護担当
 住所:〒105-0004 東京都港区新橋6-17-17 御成門センタービル6階
 お問い合わせはこちらです。
 

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